Hội nghị truyền hình là gì? Tổng quan, lợi ích và các thiết bị cần có cho hội nghị, họp trực tuyến

Hội nghị truyền hình trực tuyến là giải pháp âm thanh đầy tiện ích được nhiều người nhắc đến trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ thời gian gần đây, đặc biệt trong thời kì đại dịch Covid-19 trên thế giới vẫn đang bùng nổ, gây ảnh hưởng nghiêm trọng trong vấn đề di chuyển đi lại. Trước tình hình này thì hội nghị truyền hình trực tuyến được xem là giải pháp vẹn toàn để giải quyết vấn đề không chỉ riêng việc đi lại, mà còn tiết kiệm thời gian quản lý, lãnh đạo. Vậy hội nghị truyền hình là gì, tại sao việc trang bị các thiết bị họp trực tuyến lại quan trọng đến thế, chúng ta cùng đi vào nội dung bài viết dưới đây nhé.

Hội nghị truyền hình là gì?

Trước tiên, chúng ta cùng đi tìm hiểu hội nghị truyền hình là gì trước nhé. Hội nghị truyền hình (tên tiếng anh là Video Conferencing) là một phương thức họp gián tiếp (trực tuyến) giữa các cá nhân hay tập thể thông qua một hệ thống các thiết bị họp trực tuyến, bao gồm cả phần cứng và phần mềm, thành viên tham gia hội nghị trực tuyến này không cần phải tập trung tại một địa điểm như các cuộc họp truyền thống khác, bởi hệ thống này hỗ trợ nhiều tiếp điểm, dù bạn ở bất kì nơi đâu, chỉ cần có thiết bị hội nghị truyền hình và mạng internet là có thể tham dự cuộc họp được.

Phương thức truyền tải tín hiệu âm thanh, hình ảnh và video giữa các địa điểm thông qua đường truyền mạng internet hoặc mạng WAN, LAN, điều này giúp những thành viên trong cuộc họp trực tuyến tiếp nhận được mọi ý kiến, thông tin như đang ngồi cùng nhau trong một phòng họp hội nghị.

Hiểu một cách đơn giản nhất về hội nghị truyền hình chính là một hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn so với các ứng dụng chuyên dụng hiện nay như Zalo, Skyper, Zoom Meeting. Giải pháp âm thanh này cho phép kết nối toàn cầu, thích hợp cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, làm việc với các đối tác nước ngoài hay sử dụng cho các cuộc họp liên ban ngành tại các cơ quan Chính phủ.

Vậy với thông tin trên, bạn đã biết được hội nghị truyền hình là gì hay chưa, hay nếu có ai đó hỏi hội nghị truyền hình video conferencing là gì, thì chúng ta đều giải thích được rồi đó. Hãy để lại bình luận phía cuối bài viết để cho chúng tôi biết thêm nhé!

Tổng quan về hội nghị truyền hình trực tuyến

Nếu như cuộc gọi qua các ứng dụng liên lạc Zalo, Zoom Meeting là miễn phí thì ở hội nghị truyền hình trực tuyến bạn sẽ phải trang bị nhiều thiết bị chuyên dụng cho hệ thống này. Tìm hiểu tổng quan về hội nghị truyền hình trực tuyến sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng thể nhất về lĩnh vực này, không những thế, quý bạn đọc còn có thể hiểu được những giá trị lớn lao và lợi ích mà hội nghị truyền hình trực tuyến mang lại.

Đặc tính về hội nghị truyền hình

Những đặc tính riêng biệt của hội nghị truyền hình trực tuyến là gì? Những đặc tính đặc trưng của hội nghị truyền hình trực tuyến phải kể đến như:

Tổ chức họp, hội nghị diễn ra mọi lúc, mọi nơi: bất cứ thời gian nào, địa điểm nào, chỉ cần có hệ thống các thiết bị họp trực tuyến và đường truyền mạng thì đều có thể tổ chức hội nghị truyền hình.

Không giới hạn khoảng cách kết nối: đặc tính của loại hình giải pháp âm thanh này là không giới hạn khoảng cách kết nối, phạm vi hoạt động của nó là toàn cầu, bạn không cần phải di chuyển trực tiếp đến địa điểm tổ chức cuộc họp, có thể tham gia cuộc họp trực tuyến thông qua các phương tiện có kết nối với mạng internet như latop, điện thoại thông minh, máy tính bảng.

Không giới hạn thành viên tham gia: nếu như ở các hệ thống âm thanh phòng họp truyền thống, số lượng thành viên tham gia sẽ bị hạn chế bởi số lượng micro phòng họp thì ở giải pháp âm thanh này, người tham gia cuộc họp sẽ không bị giới hạn bởi bất cứ hình thức nào, cho phép thành viên thoải mái phát biểu ý kiến, trình bày vấn đề và cung cấp thông tin tới toàn bộ những thành viên khác trong cuộc họp.

Dễ dàng sử dụng: hội nghị truyền hình trực tuyến với nhiều các thiết bị như camera, phần mềm kết nối, máy chiếu, micro đa hướng,… tất cả đều đã được setup sẵn chương trình và chức năng, vận hành dễ dàng, dù là người không chuyên về công nghệ và âm thanh thì bạn vẫn có thể điều khiển và sử dụng được.

Chủ động quản lý, giám sát và điều khiển cuộc họp: thông qua hệ thống camera và màn hình trình chiếu, người chủ trì cuộc họp có thể dễ dàng quan sát, quản lý, theo dõi từng chi tiết diễn ra trong cuộc họp một cách hiệu quả nhất.

Lợi ích của họp hội nghị truyền hình trực tuyến

Hội nghị truyền hình là một giải pháp âm thanh đã mở ra một trang sử mới cho ngành công nghiệp âm thanh, đưa lĩnh vực này lên một tầm cao mới. Và những lợi ích thực tế của hội nghị truyền hình phải kể đến như:

• Tiết kiệm chi phí và thời gian: thay vì di chuyển đi lại cho những chuyến công tác, đến các chi nhánh để tham dự cuộc họp giao ban hàng tháng, hàng quý thì giờ đây bạn sẽ cần phải đi công tác nữa, có thể tổ chức cuộc họp tại chỗ thông qua hệ thống thiết bị họp trực tuyến. Điều này tiết kiệm giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại và giảm thiểu cho những chuyến bay, tiết kiệm tiền lưu trú và ăn ở mỗi khi đi công tác.
• Đảm bảo tính an toàn và bảo mật cao: các thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến được với chế tạo với các chip xử lý thuật toán tinh vi, ngăn chặn nghe trộm và rò rỉ thông tin, đảm bảo an toàn tuyệt đối, đặc biệt phù hợp cho những cuộc họp yêu cầu tính bảo mật cao.
• Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp: hội nghị truyền hình có chức năng ghi lại các cuộc họp đã diễn ra, cho phép những người không tham dự cuộc họp có thể truy cập và xem lại nội dung đã diễn ra.
• Độ ổn định về tín hiệu hình ảnh, âm thanh: so với cuộc gọi từ các ứng dụng miễn phí thì hội nghị trực tuyến sẽ mang đến những tín hiệu âm thanh rõ ràng, hình ảnh rõ nét, video chất lượng cao.
• Tính linh hoạt cao: như đã phân tích ở trên, tổ chức cuộc họp truyền hình trực tuyến giúp bạn có thể tổ chức bất cứ lúc nào, đặc biệt tiện lợi cho những cuộc họp khẩn.

Ứng dụng của hội nghị truyền hình trong các lĩnh vực gì

Không chỉ ứng dụng cho lĩnh vực kinh doanh, mà hiện nay, hội nghị truyền hình còn được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác như:

• Ứng dụng cho các cơ quan Chính phủ, đơn vị nhà nước: tổ chức các cuộc họp liên tỉnh, liên khu vực hay các cuộc họp khẩn cấp nhằm đưa ra những thông tin kịp thời để ứng phó cho một vấn đề, sự việc nào đó.
• Trong doanh nghiệp: giải quyết vấn đề nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.
• Lĩnh vực giáo dục, tổ chức đào tạo nội bộ: ứng dụng này mang tới nhiều hiệu quả trong tổ chức đào tạo, truyền đạt phương pháp giảng dạy từ xa cho cán bộ, nhân viên ngành giáo dục.
• Lĩnh vực y tế: tổ chức các buổi hội chẩn trong các hiệp hội y tế, cuộc họp diễn ra giữa bệnh viện tuyến trung ương tới bệnh viện tuyến tỉnh, tuyến huyện, hay ưu thế hơn là việc tiếp nhận những kiến thức mới từ các chuyên gia nước ngoài.

Đánh giá tổng quan về hội nghị truyền hình cho thấy, đây là một giải pháp âm thanh hữu ích, giải quyết các vấn đề như khoảng cách địa lý, đi lại, ăn uống, lưu trú, gấp gáp và đặc biệt tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp, cơ quan. Như vậy, không chỉ biết được hội nghị truyền hình trực tuyến là gì, chúng ta còn biết được những yếu tố tổng quan về hội nghị truyền hình và cả các đặc trưng của nó là gì rồi đó. Hãy theo dõi tiếp những nội dung bên dưới để có thêm nhiều kiến thức về loại hình giải pháp âm thanh này nhé.

Các thiết bị cần có trong hệ thống phòng họp hội nghị trực tuyến

Như đã giải thích hội nghị truyền hình là gì, ta cũng đã biết nó hoạt động dựa trên sự liên kết của một hệ thống các thiết bị họp trực tuyến. Chi tiết các thiết bị cần có trong hệ thống này gồm có:

Webcam họp trực tuyến với độ phân giải cao

Webcam là thiết bị để ghi lại toàn bộ những hình ảnh và chi tiết diễn ra trong cuộc họp. Những gì bạn nhìn thấy trên màn hình trình chiếu là do webcam thu lại. Đặc biệt, phòng họp là môi trường chuyên nghiệp, thể hiện sự nghiêm túc và đầu tư trong công việc, bất kể là họp trực tuyến hay họp tổ chức các cuộc họp truyền thống, các thiết bị hội nghị đều yêu cầu sự tối tân, thu âm thanh và hình ảnh rõ nét nhất có thể. Webcam cho phòng họp trực tuyến cần có khả năng thu hình ảnh rõ nét, ghi hình và phát sóng trực tuyến mượt mà, từng chi tiết đều tái hiện rõ ràng, người dùng có thể tham khảo các sản phẩm đến từ thương hiệu ITC – một hãng âm thanh nổi tiếng của Trung Quốc, đi đầu trong việc phát triển hệ sinh thái hội nghị trực tuyến.

Máy tính hoặc laptop

Đây là thiết bị cơ bản để cài đặt phần mềm mà nhà sản xuất cung cấp, tất cả các thao tác, từ cài đặt địa chỉ IP, setup chương trình, truy cập vào từng điểm cầu đều được thực hiện trên máy tính. Ngoài ra, camera ghi hình cũng được kết nối trực tiếp với máy tính, sau đó máy tính truyền đi những tín hiệu âm thanh – hình ảnh thu được lên máy trình chiếu để tất cả mọi người cùng nắm bắt được thông tin. Thiết bị này không thể không xuất hiện trong hội nghị truyền hình.

Màn hình trình chiếu

Đây chính là bộ phận tái hiện lại toàn bộ những thành phần tham gia, âm thanh, hình ảnh và những gì đang hiện hữu trong cuộc họp của điểm cầu bên kia. Màn hình trình chiếu có thể là Tivi hoặc màn trình chiếu tuỳ vào nhu cầu sử dụng của quý khách hàng. Hoặc bạn cũng có thể bổ sung thêm một màn hình thứ hai để chia sẻ những thông tin cần thiết đến với ai đó đồng thời vẫn theo dõi nội dung cuộc họp với những người ở xa.

Micro cổ ngỗng cho hội nghị

Trong trường hợp có số lượng lớn người tham gia, đòi hỏi sự chuyên nghiệp như các cuộc họp tại ban ngành Trung ương thì người dùng có thể trang bị một bộ micro cổ ngỗng bao gồm mic chủ tịch và mic đại biểu, có chức năng kết nối với máy tính để truyền đạt ý kiến đến toàn bộ những người tham gia cuộc họp.

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ âm thanh nên các dòng micro cổ ngỗng thế hệ mới đều tích hợp chức cả chức năng sử dụng cho mô hình thiết bị phòng họp trực tuyến hay họp truyền thống. Tổng quan cho thấy, micro hội nghị khá phổ biến, được sử dụng rộng rãi cho hội nghị truyền hình, ví dụ đơn giản nhất để bạn hình dung là các cuộc họp Quốc hội được chiếu trên tivi mà ta thường thấy.

Micro thu âm đa hướng

Khác với micro cổ ngỗng, micro thu âm đa hướng có thể thu được âm thanh của người nói trong khoảng cách xa lên tới 3-4m và âm thanh được phát ra từ bất cứ hướng nào đều được mic đa hướng thu lại và xử lý. Và đây là một thiết bị độc lập, bạn chỉ cần trang bị 1 mic thu âm đa hướng là đã có thể sử dụng cho toàn bộ những thành viên có mặt trong cuộc họp, khá tiện lợi và hữu ích. Tuy nhiên, công cụ này sẽ khá tốn kém, nhưng những giá trị mà nó mang lại tương xứng với số tiền mà bạn bỏ ra.

Nói về ưu điểm âm thanh của dòng micro này, chúng được tích hợp mạch xử lý nhiễu và tiếng ồn không mong muốn, nên tạp âm và tiếng ồn trong trường âm đều được nó xử lý triệt để, là thiết bị đáng đồng tiền bát gạo trong hội nghị truyền hình.

Dàn loa phát âm thanh

Loa là thiết bị quan trọng không thể thiếu trong bất cứ dàn âm thanh nào. Loa chịu trách nhiệm phát ra âm thanh với cường độ lớn hơn âm thanh thực rất rất nhiều lần, mục đích để tất cả mọi người có mặt ai cũng có thể tiếp nhận được thông tin dù là vị trí ở xa người phát biểu nhất. Loa sử dụng cho hội nghị truyền hình cũng giống như các dòng loa thông dụng nhất trên thị trường như: loa treo tường, loa âm trần, loa cột,…

Đường truyền mạng

Đường truyền mạng là phương thức giao tiếp giữa các điểm cầu trong hội nghị truyền hình, để truyền đi được tín hiệu âm thanh, hình ảnh hay bất cứ nội dung nào đến những người ở phía bên kia cuộc họp thì đều cần phải có internet, internet với đường truyền khoẻ mới đảm bảo được cuộc họp diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn, mất kết nối tín hiệu. Đây là yếu tố cực kì quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp.

Một số thiết bị bổ sung

Ngoài ra, hội nghị truyền hình còn được bổ sung thêm một số thiết bị khác như: amply để khuếch đại tín hiệu cho dàn loa hoạt động, bộ chia nguồn internet, bộ chuyển đổi âm thanh, dây kết nối các thiết bị trong một điểm cầu, remote để điều khiển từ xa, codec để xử lý mã hoá nhận và truyền tín hiệu âm thanh, hình ảnh đến các điểm cầu khác qua đường truyền.

Phương thức hoạt động của hệ thống hội nghị trực tuyến

Tìm hiểu tổng quan về hội nghị truyền hình sẽ cho chúng ta biết được cơ bản phương thức hoạt động của hệ thống này:

Thiết bị điều khiển đa điểm là thiết bị nắm giữ vai trò trung tâm, sẽ đưa ra thông báo về thời gian họp cụ thể. Khi đó, người nắm giữ thiết bị này sẽ tạo Room Meeting và gọi cho các thiết bị thành phần trong hệ thống. Thiết lập địa chỉ IP cho từng đơn vị trong cuộc họp sẽ được setup ngay từ khi vừa lắp đặt hệ thống.

Mỗi cuộc gọi từ bên ngoài vào được xem là một điểm cầu kết nối (1 địa chỉ IP). Hiểu đơn giản là khi mở cuộc họp với 4 chi nhánh với tổng công ty, thì tổng công ty được xem là thiết bị điều khiển đa điểm, 4 chi nhánh là một điểm cầu, tương ứng với 1 địa chỉ IP.

Thiết bị đầu cuối trong hội nghị nắm giữ vai trò thu, xử lý và phát hình ảnh, âm thanh, video cho tất cả những thành viên trong cuộc họp cùng biết.

Người vận hành quản lý có thể thông qua phần mềm để truy cập vào quan sát bất cứ lúc nào.

Người quản lý có quyền truy cập vào tất cả các điểm cầu kết nối trong cuộc họp để thực hiện các chức năng như ngắt kết nối, tắt tiếng, tắt video, khi cần trao đổi riêng hoặc xử lý một tình huống nào đó.

Giao hiện hiển thị các điểm cầu sẽ được người dùng trong hội nghị lựa chọn, có nhiều chế độ khác nhau, tuỳ vào khoảng cách từ người tham gia tới màn hình chiếu để lựa chọn ra giao diện phù hợp, tinh tế nhất.

Cách setup phòng họp trực tuyến

Để lên kế hoạch lắp đặt một phòng họp trực tuyến, đầu tiên bạn cần phải xác định nhu cầu sử dụng của mình phục vụ cho những mục đích nào, họp giữa bao nhiêu chi nhánh, bao nhiêu điểm kết nối, mỗi điểm kết nối tham dự bao nhiêu người, bạn có cần họp với đối tác và khách hàng không, nếu có thì làm rõ đối phương sử dụng giải pháp họp trực tuyến nào để công ty có thể đưa ra giải pháp hội nghị truyền hình thích hợp.

Tiếp đến đó là xác định các thiết bị chính cần sử dụng: phần lớn các thiết bị họp trực tuyến là gì đều được phổ cập ở nội dung trên, bạn cần chuẩn bị các thiết bị phù hợp cho cuộc họp trực tuyến của mình. Lưu ý chọn mua thiết bị vừa đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng, tránh thừa thãi gây lãng phí, nếu thiếu sẽ gây gián đoạn và không đáp ứng được các tính năng và truyền đạt đầy đủ đến những thành viên có mặt trong cuộc họp. Đặc biệt, dàn loa cho phòng họp trực tuyến cần tính toán công suất dựa trên số lượng người tham gia và không gian hoạt động để đảm bảo phát ra âm thanh to, rõ ràng đến người nghe.

Hiện nay các thiết bị họp trực tuyến khá phổ biến trên thị trường, được phân khúc từ giá rẻ, đến cao cấp, đắt tiền. Tuy nhiên không ít đơn vị sẵn sàng đưa ra những chương trình khuyến mại để đưa ra mức giá ưu đãi nhất cho khách hàng, khi tìm mua thiết bị bạn có thể cân nhắc tới các chương trình đó để mua được sản phẩm giá ưu đãi nhất.

Tiếp đến là xác định đường truyền mạng mà bạn cần sử dụng, bạn sẽ đưa ra thêm những yêu cầu nào cho thiết bị của mình, chẳng hạn như chia sẻ dữ liệu, nếu có thì chia sẻ đến bao nhiêu điểm kết nối, chia sẻ thì chia sẻ cho bao nhiêu người sử dụng, nội dung cuộc họp có cần lưu trữ lại không,…

Như vậy chúng ta đều đã biết, việc lên kế hoạch setup hội nghị truyền hình trực tuyến phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố, từ chi phí đầu tư, đến số lượng người tham, nhu cầu cơ bản hay chuyên nghiệp, cao cấp, có cần truyền tải hình ảnh không hay chỉ cần tiếp nhận và truyền phát âm thanh, cho đến cả việc tính toán số lượng điểm cầu kết nối. Các doanh nghiệp, cơ quan khi trang bị thiết bị hội nghị trực tuyến cần căn cứ vào những yếu tố đó để lên phương án tốt nhất. Hay để chính xác và tối ưu tất cả mọi thứ, bạn có thể tìm đến những đơn vị lắp đặt uy tín hiểu được tư vấn và đề ra giải pháp tốt nhất.

Toàn bộ nội dung bài viết trên đã chia sẻ cho quý khách hàng biết được hội nghị truyền hình là gì, cùng với đó là những đặc tính, đặc trưng riêng biệt của giải pháp âm thanh này, các thiết bị họp, hội nghị trực tuyến cần cần có là gì. Hy vọng những kiến thức này sẽ mang đến cho quý bạn đọc nhiều hiểu biết hơn về hội nghị truyền hình. Nếu còn bất cứ câu hỏi nào muốn đặt ra hoặc cần hiểu chi tiết một vấn đề nào đó, hãy để lại bình luận phía cuối bài viết cho chúng tôi biết nhé.

Kính chúc quý khách có một ngày làm việc tinh tấn, và sớm tìm mua được thiết bị âm thanh phù hợp với nhu cầu, sở thích của mình.